Großveranstaltungen sind ein wesentlicher Wirtschaftsfaktor Berlins. Für 80.000 Übernachtungen sorgt ein durchschnittlicher Kongress mit 20.000 Teilnehmern. Setzt man 250 euro pro nacht an, bedeutet das 20 Millionen euro Umsatz allein für die Hotellerie.
Worauf es bei der Organisation von Tagungen, Kongressen und Konferenzen ankommt, haben wir einen der ganz großen Veranstalter, die Messe Berlin GmbH, gefragt. Was sind die wichtigsten Planungseckpunkte? Was gehört zum 1×1 der großen Organisatoren?
Das 1×1 der großen Organisatoren
Zwei allgemeine Grundsätze gibt es laut Emanuel Höger, Pressesprecher der Messe Berlin: „Erstens, alles muss passen – die Location zur Veranstaltung, das Catering, der Zeitpunkt und so weiter. Das ist gar nicht so einfach, allein schon, weil zum Beispiel der CityCube weitgehend für die kommenden Jahre gebucht ist. Zweitens, haben wir bei Veranstaltungen stets die Sicht und Wahrnehmung der einzelnen Teilnehmer im Blick. Die Kunst ist einfach, stets die nahezu unzählbaren Details zu beachten. Klingt einfach, ist aber tatsächlich eine enorme Herausforderung.“
Fühlen ist Verstehen!
Führende Kongressveranstalter kamen im Juli nach Berlin zur Veranstaltung „Site Experience“ der Messe Berlin, um bei einem internationalen Großkongress auf dem Messegelände hinter die Kulissen zu schauen. Top-Veranstaltern wurde da gezeigt, „was bei uns bei der Messe Berlin alles möglich ist und wie wir die hohen Anforderungen eines medizinischen Großkongresses mit rund 10.000 Besuchern umgesetzt haben. Das konnten sich die Teilnehmer konkret und live während des Kongresses im CityCube Berlin und den angrenzenden Messehallen anschauen“, so Emanuel Höger. „Unsere Idee dahinter: Fühlen ist Verstehen!“
„Das Durchschnittliche gibt der Welt ihren Bestand, das Außergewöhnliche ihren Wert.“ Oscar Wilde
Harte und weiche Faktoren
Wichtig sind weiche Faktoren, verrät der Pressesprecher. Berlin gilt weltweit als hippe Stadt, in der man mindestens einmal gewesen sein muss. Hinzu kommen die harten Faktoren, die Berlin für Veranstalter sehr attraktiv machen: „Berlin als Wissenschaftsstandort von Weltrang und zugleich boomender Start-up-Hub sowie die enorme Hotel-Infrastruktur mit dadurch im weltweiten Vergleich günstigem Preis-Leistungs-Verhältnis. Wir als Messe Berlin können ein Veranstaltungsgelände mit einer faszinierenden Vielfalt an Gebäuden bieten – vom historischen Palais am Funkturm bis zum multifunktionalen CityCube – und zwar mit perfekter öffentlicher Anbindung. Ein großes Plus ist außerdem die gute Zusammenarbeit mit dem Berlin Convention Office.“ 2017 verzeichnete Berlin mit Evangelischem Kirchentag, Internationalem Deutschen Turnfest, Global Champions Reitturnier und medizinischen Kongressen wie ISTH-Kongress und World Psychiatry Congress hochkarätige Großveranstaltungen. Und „mit ‚Cisco live!‘ fand bei der Messe Berlin die größte Cisco-Veranstaltung außerhalb der USA statt.“
CityCube und die schrittweise Modernisierung des gesamten Messe-Areals
Und wie sieht es aus mit der Infrastruktur, erfüllt die Messe Berlin die Anforderungen an einen attraktiven Veranstaltungsort im nationalen und internationalen Vergleich? „Der CityCube als modernstes Gebäude auf dem Messegelände ist in der Veranstaltungslandschaft eingeschlagen. Die puristische Anmutung kombiniert mit den vielseitigen Möglichkeiten des Gebäudes treffen den Nerv unserer Kunden. Er bietet, was Veranstalter heutzutage wünschen – das gilt für medizinische Kongresse wie für IT-Veranstaltungen, Hauptversammlungen oder Parteitage.“ Flexibilität sei entscheidend, so Emanuel Höger, „damit verschiedene Kundenvorstellungen umsetzbar sind. Damit das Messegelände attraktiv und modern bleibt, hat der Aufsichtsrat Anfang einen umfassenden Plan verabschiedet. Über 15 Jahre hinweg wird das gesamte Gelände modernisiert. Als erster Schritt wird derzeit eine zusätzliche, multifunktionale Halle gebaut, die für Messen und Kongresse genutzt werden kann.“
Ob in Berlin oder in Brandenburg – der Trend geht hin zu immer ungewöhnlicheren Veranstaltungsorten. Das Potsdamer BlauArt Tagungshaus am Werderschen Damm zum Beispiel ist ein mittelständiger Familienbetrieb, der sich in einer umgebauten Güterbahnhofshalle befindet. Tagungen, Konferenzen, Seminare und private Feiern finden hier am Wildpark in großzügigen hellen Räumen statt, die zum Entspannen und Entschleunigen einladen. Auf den Terrassen direkt vor den Konferenzräumen kann man kleine Empfänge veranstalten oder sich an der frischen Luft eine erholsame Pause gönnen. Neben konzentriertem Arbeiten oder entspanntem Feiern mit gastronomischer Vielfalt bietet das weitläufige Außengelände viel Raum für Spiele und Begegnungen. Hier kann man auch mal eine lautstarke Party feiern, weil es keine nahen Nachbarn gibt, die das stören könnte.
Tagen in der Naturidylle
Im Hohen Fläming, rund 60 Kilometer von Berlin, liegt der Paulinen Hof. Dieses 2015 eröffnete Seminarhotel in Kuhlowitz, das zu Bad Belzig gehört, empfiehlt sich z. B. auch als Ort zum Tagen, Feiern und Genießen. Unternehmen schätzen die Ruhe der Naturidylle – beste Voraussetzungen, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Nach getaner Arbeit kann man in die Bierstube, im Fitnessbereich trainieren oder raus in die weitläufige Gartenanlage. Oder man lässt es sich gutgehen im großen Wellnessbereich, der mit einem 17 Meter langen Schwimmbecken, Tepidarium, Dampfbad sowie einer Bio-Sauna lockt. An das Landleben vergangener Zeiten erinnert das Restaurant im ehemaligen Stall des Vierseitenhofs.
Auch Christopher Haan, Direktor des Hotel Döllensee-Schorfheide inmitten eines Biosphärenreservats, weiß, wie wichtig die Natur für Tagungsgäste ist: „Das Gefühl tagt mit und der Blick auf den See unterstützt das Finden neuer Perspektiven. Zugleich ist die idyllische Umgebung ideal für Teambildungs- Aktivitäten wie Segwayfahrten, Fahrsicherheitstrainings oder – für alle, die es etwas gemächlicher mögen, Kremserfahrten durch die Wälder.“ Anspruchsvolle Tagungsgäste finden hier ein in Deutschland einzigartiges Auditorium, mit Blick ins Grüne, professionelle Tagungstechnik und herzliches Personal. Das auf Nachhaltigkeit bedachte Hotel bietet eine exklusive regionale Küche und neben einem Schwimmbecken, im Rahmen seiner Wellnessangebote, eine reizende kleine Badehaussauna direkt am See.
Ob ESMT, Meistersaal oder ASTOR Film Lounge – ungewöhnliche Orte online
Wo getagt, konferiert oder gefeiert wird, entscheidet sich immer häufiger online. MeetingMarket by Expedia entwickelte in Kooperation mit dem Portal www.fiylo.de – die Abkürzung fiylo steht für „Find Your Location“ – eine Lösung zum Direktbuchen von sogenannten „Eventräumen“ und „Off-Locations“, also von ungewöhnlichen Veranstaltungsorten. Die Veranstaltungsorte erhalten dadurch nicht nur eine Buchungsmaschine für ihre eigene Homepage, sie wurden auch mit einem dynamischen Preiskalender und Buchungsfunktionalität auf fiylo® integriert. Ob Meistersaal am Potsdamer Platz, Alte Münze – Spreewerkstätten, PanAm Lounge, Umspannwerk Alexanderplatz, ASTOR Film Lounge, The Grand Berlin oder Cum Laude – mehr als 100 solcher faszinierender Orte sind auf dem Portal zu finden. Diese stellen eine große Konkurrenz für klassische Tagungs- und Konferenzhotels dar. Unter der Überschrift „Ihr Event in der ESMT in Berlin“ beispielsweise wird die European School of Management and Technology (ESMT) im ehemaligen Staatsratsgebäude der DDR am Schlossplatz als „beeindruckende und einzigartige Eventlocation in Berlin für Ihre nächste Veranstaltung“ so vorgeschlagen:
Astor Film Lounge Berlin | Jan Bitter
„Der ESMT-Campus bietet Ihnen mit insgesamt ca. 4.000 qm Veranstaltungsfläche zahlreiche Räume und Möglichkeiten, Ihre Gäste zu beeindrucken und zu begeistern. Als architektonisches Monument der DDR-Moderne und Zeugnis der deutsch-deutschen Geschichte, steht das Gebäude seit Mitte der 1990er-Jahre unter Denkmalschutz. Heute bieten wir Ihnen in diesem historischen Rahmen eine hochmoderne Kulisse in einem wissenschaftlichen Umfeld einer modernen Business School. Nutzen Sie unsere Foyerflächen, Hörsäle, unser Auditorium Maximum – den früheren Bankettsaal – oder andere Räume für Ihre unvergessliche und extravagante Inszenierung!“ Eine perfekte Inszenierung ist heute das A und O. Immer mehr Veranstaltungsorte werden analog zu Restaurants und Bars so wie Filmsets betrachtet und entsprechend ausgestattet. Möchte man seinen Mitarbeitern oder Geschäftspartner ganz besondere Erlebnisse bieten, dann greift man auf solche „filmreifen“ Angebote zurück wie einen Ausflug zu Stone Brewing.
Bier und mehr im historischen Gaswerk
Seine erste Brauerei mit angeschlossenem Restaurant außerhalb der USA fand Greg Koch, Mitgründer von Stone Brewing, auf dem Gelände des historischen Gaswerks in Berlin-Mariendorf. Über 130 Locations in neun europäischen Ländern besichtigte er zuvor bei seiner Suche nach dem idealen Standort. Ende 2015 wurden die ersten Stone-Biere in Berlin gebraut werden. 2016 feierte das hochmoderne Brauerei- und Erlebnisrestaurants Stone Brewing World Bistro & Gardens seine Eröffnung. Mit 75 Zapfhähnen hat es die größte Schank- und Zapfanlage Deutschlands. Herzstück des Gebäudes ist das riesengroße Bistro, das mit Natur-Materialien wie echten Bäumen, Grashügeln und Steinfelsen den Innen- und Außenbereich verbindet. Das offene Mezzanin bietet Platz für private Feiern und eignet sich als intimere Kulisse für Abendessen. Die Bar in der Bibliothek mit bequemen Möbeln und Kamin ist nicht nur im Winter beliebt. Im Sommer finden Veranstaltungen wie die Open Air Kinoreihe „Stone Berlin Movie Nights“ oder die Fête de la Musique im Biergarten statt. Das Gartenhaus im früheren Lokschuppen gibt es genug Platz für kleinere bis mittelgroße Veranstaltungen. Natürlich gibt‘s hier immer etwas passendes zu essen zum Bier. Ob Barbecue- Duck-Tacos, bitter-süß geröstetes Hähnchen in Schokoladen-Marinade oder das Hauptstadtbarsch- Trio – Küchenchef Robert Hilges, der im Adlon und Ritz-Carlton kochte, setzt auf Esskultur aus aller Welt und qualitativ hochwertige Zutaten.
Konferenz im Kindergarten?
Man tagt zur Abwechslung mal in einem Kindergarten und lässt den Beamer danach dort. So etwas macht MEET+CHANGE, eine Initiative von visitBerlin für Unternehmen und Institutionen, denen Nachhaltigkeit und gesellschaftliches Engagement wichtig sind. Die Situation von sozialen und kulturellen Einrichtungen soll verbessert werden, in dem man ihre Räume für Veranstaltungen an Unternehmen vermittelt. Die Einrichtungen profitieren durch einen durch die Tagungsgäste geschaffenen Mehrwert. So bleibt vor Ort, was gebraucht wird, und durch den Perspektivenwechsel machen Tagungsteilnehmer neue Erfahrungen, die zu frischen Ideen führen können.
