Ob bei Geschäftsessen, Tagungen, Kongressen – was geht, was geht nicht? Und wie sieht es aus, wenn man sich mit Geschäftspartnern aus dem Ausland hier oder vor Ort in deren Heimat trifft? Wir berichten über die Etikette bei Veranstaltungen, bei denen es darauf ankommt, den passenden Ton zu treffen und eine gute Figur zu machen.
Geschäftsverhandlungen hierzulande laufen oft in einem sehr formalen Rahmen ab. Die Einladung erfolgt einige Wochen vorher und enthält meist eine detaillierte Tagesordnung. Zum Termin kleidet man sich am besten im Business- Look, weil der erste Eindruck sehr wichtig ist. Auf jeden Fall sollte man pünktlich erscheinen, das versteht sich von selbst. Sollte man es aufgrund eines Verkehrsstaus, einer Bahnverspätung oder anderer Dinge nicht rechtzeitig schaffen, informiert man seine Geschäftspartner umgehend und entschuldigt sich bei ihnen. Mindestens genauso wichtig ist es, sich an die vereinbarte Tagesordnung zu halten, denn nur so kann das Gespräch strukturiert ablaufen. Empfehlungen wie diese gibt das Portal „Make it in Germany“. Es ist Teil der deutschen Fachkräfte-Offensive und wird im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie durch das Institut der deutschen Wirtschaft Köln umgesetzt. Dort gibt es auch den nützlichen, aber oft nicht praktizierten Hinweis, während Veranstaltungen das Handy ganz aus- oder auf lautlos zu schalten, um sich ausschließlich den Gesprächspartnern zu widmen. Generell wird in Deutschland sehr zielorientiert verhandelt, es geht bei einer Geschäftsverhandlung nur ums Geschäft. Deshalb sollte man besser alle nebensächlichen Gesprächsthemen vermeiden. In der Regel werden am Ende des Treffens noch einmal alle Ergebnisse zusammengefasst und man erhält einige Tage später eine Übersicht mit den wichtigsten Beschlüssen. Selten wird nachverhandelt. Ist ein Beschluss gefasst oder ein Vertrag unterzeichnet, kann man davon ausgehen, dass sich alle Beteiligten daran halten.
Mit Small Talk fängt alles an – Stil beim Geschäftsessen
Etwas lockerer geht es bei einem Geschäftsessen
zu. Ob Mittag- oder Abendessen
– in der Regel trifft man sich zu
einem Geschäftsessen entweder, wenn
ein Vertragsabschluss vorbereitet oder
gefeiert werden soll, oder wenn man
neue Geschäftspartner kennenlernen
möchte. Das Netzwerken steht im Mittelpunkt
bei diesen Anlässen. Man verhält
sich am besten wie bei einer Geschäftsverhandlung,
also auf jeden Fall pünktlich
sein und sich angemessen kleiden.
„Auch hier können Sie mit dem Business-
Look nichts falsch machen“, rät „Make
it in Germany“. „Oftmals ist aber auch
ein Business Casual Look ausreichend.
Wenn Sie sich noch nicht so gut kennen,
sind persönliche Gespräche am Tisch in
der Regel nicht gern gesehen. Allerdings
gibt es hier von Unternehmen zu Unternehmen
deutliche Unterschiede. Am besten
warten Sie einfach, wie persönlich
Ihre Vorgesetzten werden. Wenn Sie sich
nicht sicher sind, bleiben Sie lieber bei
lockeren Small-Talk-Themen.“
Apropos Small Talk, mit ein paar einfachen Regeln und Techniken lernt man, ein Thema zu finden, um innere Hemmschwellen zu überwinden. Wenn das geschafft ist, kann das nicht nur der Beginn eines gelungenen Treffens sein, sondern auch ein guter Anlass, dieses Thema später zu vertiefen. Privates schafft Nähe, ohne dass man gleich seine Biografie offenbart. Spätestens nach der Aufwärmphase zeigt es sich, dass Small Talk wie ein Gesprächs-Katalysator wirkt. Ob zum Einstieg bei einem Geschäftsessen oder bei einer größeren Veranstaltung wie einer Tagung oder einem Presseball – lockeres Geplauder beim Kennenlernen ist weder kinderleicht noch die hohe Schule, so Dr. Ilona Quick, die als Trainerin für Small-Talk-Kommunikation arbeitet. Alles um das Ereignis selbst, also zum Beispiel auch das dargebotene Buffet, bietet zunächst immer einen Anlass, Menschen anzusprechen. „Situationsbedingte Gemeinsamkeiten sind geeignete Themen, um Kontakte aufzubauen“, rät die Trainerin, die ihr Wissen in Business- Seminaren weitergibt.
Nicht das teuerste Lokal aussuchen – Regeln für Gastgeber und Gast
Gutes Benehmen bei Tisch ist enorm
wichtig: Wer hier in ein Fettnäpfchen
tritt, sinkt im Ansehen des Geschäftspartners.
Egal wo und mit wem man
sich zum Essen trifft, sollte man auf gute
Tischmanieren achten. Benimmt man
sich bei einem Geschäftsessen daneben,
platzt im schlimmsten Fall der Auftrag,
auch wenn er schon
so gut wie eingetütet
schien. Zahlreiche
Fettnäpfchen drohen,
sowohl für den
Gast als auch für den
Gastgeber. Ist man
selbst Gastgeber, geht
es los mit der Wahl
des richtigen Lokals.
Die sagt oft etwas darüber
aus, was man
dem Geschäftspartner
wert ist. Übertreiben
sollte man allerdings
nicht, weil sich
die wenigsten Menschen
in einem Nobelrestaurant
wohlfühlen.
Gehobene
bürgerliche Gasthäuser
sind ebenso eine passende Wahl wie
der gute Italiener, rät BizTravel, das Geschäftsmagazin
der Hamburger FVW Medien.
Beim Betreten des Hauses gilt, dass
der Gastgeber vorangeht und die Bedienung
nach einem freien Tisch fragt. Am
besten sollte man in einem solchen Fall
immer reservieren. Weist der Kellner den
Weg, dann gehen wiederum die Gäste
vor. Gibt es so etwas wie einen perfekten
Platz? Ist man zu zweit, ist es einfach:
Man sitzt sich gegenüber. In größerer
Runde bietet der Gastgeber dem ranghöchsten
Gast entweder den Platz neben
sich oder den Platz direkt gegenüber
an. Wer nicht darin geübt ist, einer
Dame den Stuhl heranzuschieben, sollte
es besser lassen, so BizTravel. Wie viele
Gänge gegessen werden, sollte der Gast
entscheiden, als Gastgeber passt man
sich dem an. Um sicherzugehen, dass der
Kunde nicht aus falscher Bescheidenheit
auf die Vorspeise verzichtet, empfiehlt
sich eine vorsichtige Nachfrage. Als Gast
liegt man nie falsch damit, ein Gericht
aus der mittleren Preisklasse zu wählen.
Am besten ist es, dass der Gastgeber
etwas vorschlägt. Mittags empfiehlt
es sich, das in vielen Restaurants angebotene
Menü oder den „Business Lunch“
zu wählen. Nach ein paar kurzen Worten des Gastgebers wird mit dem Essen begonnen. Wenn das Essen länger geplant
und der Tisch schon arrangiert wurde,
sind die neben dem Teller liegenden Bestecke
für einen bestimmten Gang vorgesehen.
Man kann aber nichts falsch machen,
wenn man sich einfach von außen
nach innen vorarbeitet. Wenn das Essen
serviert ist, wartet man so lange, bis alle
am Tisch ihr Essen bekommen haben.
Angefangen wird gemeinsam, wenn der
Gastgeber „Guten Appetit“ wünscht.
Spinat zwischen den Zähnen – aufpassen bei der Gerichtewahl
Es ist kein Problem für Gäste, ein Essen
abzulehnen, wenn sie es nicht selbst ausgewählt
haben. Wenn etwas mit der Hand
gegessen werden kann, so wie Spare Ribs
oder Pommes Frites, sollte man als Gast
auf ein Zeichen des Gastgebers warten.
Ellenbogen gehören nicht auf den Tisch,
und die Serviette sollte man sofort auf
seinem Schoß ausbreiten, wenn man
Platz genommen hat. Ja, es gibt sie – Gerichte,
auf die man beim Geschäftsessen
lieber verzichten sollte. Sonst könnte es peinlich werden, wenn einem ausgerechnet
bei einer wichtigen Besprechung eine
Nudel an der Lippe hängt. Loriot lässt
grüßen. Am besten sollte man sich daher
ein paar spezielle Gerichte verkneifen,
wenn’s drauf ankommt. Da wäre
die erwähnte Nudel, also Spaghetti, besonders
in der Bolognese-Variante oder
in Kombination mit einer Tomatensoße.
Das angebliche Lieblingsessen vieler
Deutscher sorgt oft für Spritzer und diese
finden sich dann auf dem Hemd, der Krawatte, Hose oder Bluse wieder. Rote
Flecken sind besonders auf weißem
Grund unschön. Vorsicht auch bei einem
ganzen Fisch. Die Gräten einer Forelle
zum Beispiel sind für die Konzentration
bei einem geschäftlichen Termin eher
störend und können sogar gefährlich
werden. Stattdessen sollte man – wenn
schon Fisch – lieber ein Filet bestellen.
Hummer und Scampi richtig zu verzehren,
kann in echte Schwerstarbeit ausarten,
wenn man das Zerteilen von Krustentieren nicht gewohnt ist. Dass man
keine Speise mit Knoblauch bestellt,
versteht sich von selbst. Auf etwas mit
Mohn und Blattspinat verzichtet angeblich
auch die englische Königin bei offiziellen
Anlässen. Beides kann zwischen
den Vorderzähnen hängen bleiben, was
man bei Tisch selbst nicht bemerkt, wohl
aber das Gegenüber, mit dem man nicht
nur redet, sondern ihm oder ihr auch ab
und zu ein Lächeln schenkt.
Wein oder Wasser – Alkohol lieber erst am Abend
Alkohol sollte bei einem Geschäftsessen zur Mittagszeit tabu sein. Cola oder Apfelschorle gelten laut BizTravel zwar nicht mehr als No-Go, sind aber dennoch bei manchen verpönt. Mit einer großen Wasserflasche – „Mit oder ohne Sprudel?“ – liegt man als Gastgeber immer richtig. Steht sie schon auf dem Tisch, kann man als Gast ruhig gleich zugreifen und sich etwas eingießen. Bei einem geschäftlichen Essen am Abend ist Alkohol erlaubt, aber keinesfalls ein Zwang. Zu viel trinken sollte man bei einem Geschäftstermin nicht. Wenn alle mit dem Nachtisch fertig sind, geht das Gespräch in der Regel zum Geschäftlichen über. Auch wenn am Ende alles besprochen wurde, wird im Gegensatz zu einer formalen Geschäftsverhandlung bei einem Abendessen sehr selten ein Vertrag unterzeichnet. Abmachungen werden einfach mit einem Handschlag besiegelt. Dieser ist allerdings genauso ernstzunehmen.
Und wer zahlt die Zeche? In aller Regel bezahlt derjenige, der den Vorschlag gemacht hat, essen zu gehen. Er sollte sich, wenn es so weit ist, dezent entschuldigen und bezahlen, ohne dass der Gast es bemerkt. Wird man ausdrücklich eingeladen, braucht man sich also um nichts zu kümmern. Gibt es keinen Einladenden, sollte schon vor dem Essen klar gesagt werden, dass man getrennt abrechnet. Zahlt jeder Gast seine Rechnung selbst, sollte man der Bedienung ein angemessenes Trinkgeld von rund 10 Prozent auf den Rechnungsbetrag geben.
When in Rome, do as the Romans do – Geschäftstermine im Ausland
Trifft man sich im Ausland mit Geschäftspartnern,
gelten mitunter ganz
andere Regeln. Was bei uns gang und gäbe
ist, kann im Ausland schnell peinlich
werden. Cappuccino trinkt man in Italien,
dem Land seines Ursprungs, nur
bis zum Mittag. Einen Cappuccino oder
Latte Macchiato gibt es dort traditionell
zum Frühstück. Ab mittags bis spät in
die Nacht sollte man nur noch Espresso
bestellen. Nudeln verspeist man in
Italien nicht, wie hierzulande oft zu beobachten,
mit Löffel und Gabel. Das wäre
ein echter Fauxpas bei einem Geschäftsessen
mit Italienern. Spaghetti werden in
jedem Fall ohne Löffel aufgerollt. Sie abzubeißen
ist verpönt. Bandnudeln werden
nicht geschnitten, sondern so gegessen,
wie sie auf den Teller kommen.
Ein grober Schnitzer ist es laut BizTravel
auch, den Kellner nach Parmesan zu fragen.
Parmesan zu Pizza oder Fisch passen
in bella Italia einfach nicht zusammen.
Sollte man dennoch den Käse über die Thunfisch-Pasta streuen, kann es
passieren, „dass einem der Kellner den
Parmesan aus der Hand reißt. Wird Parmesan
nicht explizit angeboten, sollte
man auch nicht danach fragen.“
Mit Messer und Gabel oder per Hand – Fallen beim Besteckeinsatz
Vorsicht beim Messereinsatz: In Frankreich ist es tabu, das Brot damit zu schneiden. Stattdessen bricht man das Baguette mit den Händen. In Thailand wiederum gilt es als unfein, sich eine Gabel in den Mund zu stecken. Stattdessen wird sie in der linken und der Löffel in der rechten Hand gehalten. Die Gabel dient dazu, das Essen auf den Löffel zu schieben. Dieser bringt es dann in den Mund. Eine Gabel im Mund würde in etwa der westlichen Unsitte entsprechen, das Messer mit der Zunge abzulecken. In Japan sollte man seine Stäbchen nicht senkrecht in den Reis stecken, empfiehlt BizTravel. Das ist ein absolutes Tabu, „denn die senkrecht in den Reis gesteckten Hölzer sind ein Totenritual: Stirbt ein Angehöriger, bereiten die Japaner eine Schale Reis zu. Sie stecken die Stäbchen senkrecht hinein und stellen die Schale in einen buddhistischen Altar. Den Anblick eingesteckter Stäbchen verbinden die Japaner daher mit dem Tod. Richtig liegen die Stäbchen auf der eigens dafür vorgesehenen Stäbchenbank. Auch das Kreuzen der Stäbchen sowie das Essen mit zwei Paar Stäbchen sollte unbedingt vermieden werden.“ Gar kein Besteck kommt bei Tacos zum Einsatz. Man isst das typisch mexikanische Fingerfood in Mexico keinesfalls mit Messer und Gabel, sondern mit der Hand. In einigen Regionen der Welt, so im Mittleren Osten, in Indien und manchen Teilen Afrikas, sollte man beachten, nicht mit der linken Hand zu essen, weil sie dort als unrein gilt. Auch der Teller sollte ausschließlich mit der rechten Hand berührt werden. Eine Ausnahme ist Linkshändern gestattet. Sie dürfen mit der linken Hand essen, während ihre rechte Hand dann tabu ist.
Mit beiden Händen speisen oder eine Hand am Colt lassen?
Überhaupt scheint der Einsatz der Hände überall auf der Welt anders üblich zu sein. Kein Messereinsatz in den USA: Dort ist es Sitte, mit nur einer Hand zu essen, während die zweite ruhig im Schoß liegt. Diese Gewohnheit soll aus der Zeit des Wilden Westens stammen: „Weil man dort zu jeder Zeit auf der Hut vor Feinden sein musste, behielt man stets – und so auch beim Essen – eine Hand an der Waffe“, berichten die Experten von BizTravel. Aus diesem Grund schneiden viele Amerikaner wohl auch heutzutage erst ihr Essen mit dem Messer zu, um es anschließend einhändig mit der Gabel zum Mund zu führen. In den USA sollte man bei Abendveranstaltungen übrigens nicht zu früh erscheinen. Das gilt als unhöflich. Auch sollte man in Nordamerika abends lieber nicht über Geschäftliches reden.
Im Mittleren Osten wird der Kaffee häufig nach beduinischer Tradition getrunken. Das bedeutet unter anderem, dass man seine Tasse am Ende leicht schüttelt und dabei absetzt. Macht man das nicht, wird einem immer wieder nachgeschenkt. In Russland ist manches ganz anders als in Deutschland. Dort ist der Koch beleidigt, wenn man den Teller ganz leer isst, während es bei uns als unhöflich gilt, nicht aufzuessen. In Russland lässt man aus Höflichkeit einen Rest des Essens auf dem Teller liegen. Dadurch lässt man Koch oder Köchin wissen, dass sie die Essenportionen nicht zu klein gemacht haben.
Andere Länder, andere Sitten. Kennt man sich nicht aus, kann man sich leicht blamieren. Das ist kein Problem, wenn der Partner das als kulturelles Missverständnis identifiziert und es ein Fauxpas ohne Folgen bleibt. Schwierig wird es dann, wenn es zu Irritationen kommt, die die Verhandlung gefährden, weil sie das Vertrauen grundlegend erschüttern. Lautes Schmatzen beim Essen zum Beispiel geht bei uns gar nicht, während es in Ländern wie China und Japan einfach dazugehört. Mit dem Schmatzen zeigt man dort auch akustisch, dass es einem schmeckt. In China darf man bei Tisch auch schlürfen, rauchen und mit vollem Mund reden. Als Zeichen des Wohlstandes gilt es, ähnlich wie in Russland, nicht aufzuessen, sondern einen „Höflichkeitsrest“ auf dem Teller liegen zu lassen.
Irritationen kann man in Japan schnell durch den Umgang mit der Fußbekleidung erleben. Das passiert leicht, wenn man vergisst, die Extra-Hausschuhe, die man vor jedem Toilettengang anzieht, danach wieder abzustreifen. Generell sollte man in Japan immer daran denken, dass es häufig dazu kommen kann, dass man seine Schuhe ausziehen muss.
Mit oder ohne Schlips – Kleiderordnung und Gastgeschenke
Dass man bei einem Termin in der Kreativwirtschaft, Werbe- und Filmbranche seinen dunklen Anzug und die Krawatte vielleicht lieber im Schrank lässt, ist allgemein bekannt. Bei einem Termin in einer Bank oder einem Großkonzern hingegen wäre der Anzug selbstverständlich. Besonders bei Terminen im Ausland sollte man sich vorab darüber informieren, zu welchem Anlass man dort welche Bekleidung bevorzugt. Franzosen zum Beispiel sind in der Regel schick und teuer angezogen. Es empfiehlt sich daher, dass man es ihnen gleichtut. Und mit ein paar Sätzen auf Französisch liegt man goldrichtig, um Sympathiepunkte zu sammeln. Das gilt natürlich auch für alle anderen Länder, wenn man der Muttersprache der Businesspartner eine kurze Referenz erweist. In der russischen Geschäftswelt hat die richtige Kleidung auch eine große Bedeutung. Statussymbole wie teure Uhren, Kleidung namhafter Designer und edle Accessoires dürfen in Moskau und St. Petersburg nicht fehlen, sie werden dort sogar erwartet. Bei einer Einladung zum Essen in China gehört ein Gastgeschenk zum guten Ton. Keine Schnittblumen bitte, da sie dort üblicherweise bei Todesfällen verschenkt werden. Das Geschenk sollte unbedingt verpackt sein, da es in China aus Höflichkeit erst geöffnet wird, wenn der Gast gegangen ist.
Man muss aber gar nicht bis nach Fernost reisen, kulturelle Besonderheiten gilt es auch im Inland zu beachten, zum Beispiel im Rheinland. In Düsseldorf bestellt man lieber kein Kölsch und in Köln kein Altbier, weil das bei den Stadtrivalen gar nicht gut ankäme.
