Der Schlüssel zum Erfolg

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Über Catering, Locations und mehr bei Tagungen, Kongressen und Konferenzen.

Die Reden waren zwar interessant, hatten allerdings Überlänge. Nun beim informellen Teil gibt es Sekt zum Anstoßen und allmählich lässt sich ein Hungergefühl nicht mehr unterdrücken. Diese Situation kennt jeder. Wo bleiben die versprochenen Häppchen? Sie warten und warten und sehen, dass die Kellner gar nicht bis zu Ihnen am Ende des Saals kommen, weil ihre Tabletts vorher schon von den anderen Gästen geplündert werden."

Die kulinarische Versorgung oder das Catering ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Events. Dass Großveranstaltungen einen wichtigen Wirtschaftsfaktor Berlins darstellen, darüber hatten wir in unserer Herbstausgabe bereits berichtet. Ein durchschnittlicher Kongress mit 20.000 Teilnehmern sorgt für 80.000 Übernachtungen. Bei 250 Euro pro Nacht bedeutet das 20 Millionen Euro Umsatz allein für die Hotellerie. Nicht zu reden von den gastronomischen Einrichtungen, Taxiunternehmen und Einzelhandelsgeschäften, die von den Teilnehmern besucht oder genutzt werden. Worauf es bei der Organisation von Tagungen, Kongressen und Konferenzen ankommt, dazu hatten wir in der letzten Ausgabe mit der Messe Berlin GmbH einen der ganz großen Veranstalter befragt. Diesmal geht es uns neben dem 1×1 der Veranstalter speziell um das Schwerpunkt- Thema Catering. Dazu trafen wir Philip Zeim, der als Business Director Event bei TRIAD Berlin für die Implementierung nationaler und internationaler Event-Formate verantwortlich ist. Als Kreativagentur für Kommunikation im Raum gestaltet und realisiert TRIAD Berlin seit 1994 weltweit Ausstellungen, Museen, Themenparks, Messen, Markenwelten, Einzelhandelsgeschäfte und Veranstaltungen. Im Hauptsitz im Westen Berlins und in Shanghai arbeiten insgesamt rund 200 Menschen.

Herr Zeim, was sind aktuell Ihre Projekte?

Erst kürzlich haben wir das d.confestival des Hasso-Plattner-Instituts und die 100 Jahre UFA Anniversary Party in Berlin in Szene gesetzt. Neben politisch-institutionellen Kunden sind auch Spitzenverbände, Stiftungen, börsennotierte Unternehmen und natürlich auch NGOs unsere Kunden.

Den Meistersaal am Potsdamer Platz, das Umspannwerk Alexanderplatz oder die ASTOR Film Lounge kann man mieten. Die Reihe ungewöhnlicher Veranstaltungsorte in Berlin ließe sich mühelos fortsetzen. Wo geht bei Locations – neben traditionellen wie Hotels – die Entwicklung Ihrer Ansicht nach hin? Was sind 2018 alternative und besondere Orte für Tagungen, Kongresse und Events?

Die richtige und dem Event angemessene Location zu finden, ist sehr entscheidend für den Erfolg einer Veranstaltung. Wenn die wichtigsten Parameter wie Kundenwunsch, Budget und Realisierbarkeit geklärt sind und auch die Versammlungsstättentauglichkeit für die einzigartige Off-Location vorliegt, dann freuen wir uns, in stillgelegten Stadtbädern, Industriehallen oder aber fliegenden Bauten auf besonderen Freiflächen einzigartige Räume zu erschaffen, die in Erinnerung bleiben.

Wie lautet das 1×1 großer Event-Agenturen wie TRIAD Berlin? Verraten Sie uns bitte Ihre wichtigsten Planungseckpunkte.

Eine exakte Vorplanung ist der Schlüssel zum Erfolg. Dazu gehört neben der Technik das Teilnehmermanagement, Catering, Service, Sicherheit, Personalplanung und, nicht zu vergessen, die Auf- und Abbauplanung. Für besonders hochkarätige Veranstaltungen gilt es extra Zeit für die Hundestaffeln einzuplanen – sobald die Sprengstoffhunde dann durch sind, darf kein Equipment mehr in die Location eingebracht werden.

Haben Sie schon mal eine Bruchlandung oder Panne bei einer Veranstaltung miterlebt?

Nur einmal ist es passiert, dass in der Planung die Aufbautage vergessen wurden. Ergebnis: Innerhalb von nur wenigen Stunden wurde mit deutlich erhöhtem Personaleinsatz ein komplettes Event aufgebaut, bei dem eigentlich zwei Tage Aufbau richtig und notwendig gewesen wären. Der letzte Stuhl wurde gerückt, die letzte Lampe ausgerichtet, ein Probedurchlauf fand nicht statt. Der erste Gast wurde begrüßt: Geht nicht – gibt’s nicht!

Wonach wählen Sie den Caterer aus, den Sie für eine Veranstaltung buchen? Wie finden Sie die geeigneten Unternehmen, was sollten sie mitbringen und anbieten?

Der Caterer mit sehr guten Referenzen muss zum Event passen. Die Köche müssen innovativ und am Puls der Zeit sein. Die Auswahl der Speisen und Getränke trägt wesentlich zum Erfolg eines guten Events bei. Das Personal muss gut geschult sein und diese perfekte Mischung aus professionellem, korrektem Auftreten und angenehmem Umgang mitbringen. Originelle Präsentationsideen der Speisen und Getränke bringen neue Impulse in den Raum und sind oft auch gleich ein Einstiegsgesprächsthema bei den Gästen.

Sushi statt Soljanka – oder umgekehrt? Wo geht beim Catering Ihrer Erfahrung nach die Entwicklung hin, was sind aktuelle Trends, die Sie beobachten und selbst forcieren?

„Healthy“ und „fresh“ muss das Angebot sein, und am besten noch „trendy“. Auf die Qualität der Produkte, den Geldbeutel des Kunden und die geplante Inszenierung kommt es an, dann ist alles möglich. So auch eine experimentelle Küche, die außergewöhnliche und überraschende Geschmackserlebnisse bietet: „Pairing“ ist hier das neue Schlagwort.

Was versteht man unter Pairing?

Dahinter verbirgt sich die Idee, Getränke und Speisen auf bislang noch nicht bekannte Weise miteinander zu kombinieren: Hirschravioli mit Mangosalsa und Oliven-Ziegenkäseeis oder marinierter Lachs mit gegarten Apfelspalten auf Cappuccino- Schaum.

„Zum Misserfolg einer Veranstaltung kann auch beitragen, wenn es zu wenig Speisen und Getränke gibt, das Essen kalt oder durch zu langes Warmhalten nicht mehr genießbar ist, Live-Cooking in Räumen ohne Entlüftungsanlagen …“

Was sind die größten Pannen, Fehler und No-Gos beim Catering?

Zu wenig und/oder ungeschultes Personal im Service und ein Culture Clash …

… ein Kulturschock? Ein Beispiel bitte.

Gästen aus muslimischen Ländern werden Gerichte mit Schweinefleisch angeboten. Zum Misserfolg einer Veranstaltung kann auch beitragen, wenn es zu wenig Speisen und Getränke gibt, das Essen kalt oder durch zu langes Warmhalten nicht mehr genießbar ist, Live-Cooking in Räumen ohne Entlüftungsanlagen … Die Liste kann wirklich lang werden, denn es gibt nicht nur beim Catering, sondern in vielen Gewerken No-Gos.

Wenn man selbst eine Veranstaltung planen möchte, sei es eine Hochzeit oder ein Firmenjubiläum: Auf welche Dinge sollte man besonders achten, auch (aber nicht nur) beim Catering?

Nicht umsonst gibt es Studiengänge, fachliche Ausbildungen und professionelle Eventmanager, die sich über Jahrzehnte das Know-how erarbeitet haben, ein Event perfekt umzusetzen. Meine Devise lautet: Höchste Ansprüche erfüllen bei größtmöglicher Genauigkeit und Gelassenheit bei der Planung und Umsetzung. Dabei hilft eine solide Vorplanung auf der Grundlage des Budgets.

Interviewpartner Philipp Zeim

Foto: TRIAD Berlin

Der 36-jährige Diplom-Kommunikationswirt begann seine Laufbahn bei der DaimlerChrysler AG in der Erlebniskommunikation. Es folgten acht Jahre bei Scholz & Friends als Event-Consultant und Director Event. 2015 übernahm er die integrierte mc Event GmbH als Managing Director der Media Consulta International Holding. Seit Anfang 2017 arbeitet er bei TRIAD Berlin. „Stolz bin ich auch auf die diversen Auszeichnungen, die ich mit meinem Team erringen konnte, wie den internationalen Deutschen PR Preis und den EVA Award in Gold“, so Philip Zeim.

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